Jak zaplanować dzień – najlepsze praktyki i strategie, dużo porad

Jak mawia ładne, stare powiedzenie: doba każdego człowieka ma dwadzieścia cztery godziny. Tyle ma do dyspozycji każdy z nas. Ja, Ty, Beyonce, Elon Musk, Sheryl Sandberg czy Ed Sheeran. Nie więcej, nie mniej.

Cała sztuczka leży w zrozumieniu ograniczeń i dobrej organizacji.

Założenia dobrego planowania dnia

Absolutną podstawą udanego planowania dnia jest unikanie “walczenia” z nim. Niestety, doby się nie rozciągnie. Jeśli potrzebujecie dodatkowej godziny to musicie pójść spać wcześniej lub obudzić się szybciej. Polecam mój film: Jak mięć WIĘCEJ CZASU. Jeśli potrzebujecie więcej czasu, może pora pomyśleć o namówieniu szefa na zatrudnienie asystentów lub załatwieniu sobie osób do delegowania obowiązków.

Istnieje pewien “limit” tego jak bardzo można z dobą “cudować”, ale zarazem jest to limit bardzo pojemny. Chcę się z Wami podzielić moimi metodami na to, by zawsze trzymać go tak wysoko, jak to tylko możliwe.

Najlepsze praktyki planowania dnia

Istnieje pięć świetnych praktyk, które bardzo pomogą Wam przy planowaniu dni. Można je stosować jako uzupełnienie strategii, które przedstawiam niżej, ale z sukcesem odnajdą się nawet jako dodatek do Waszego prywatnego podejścia do nadchodzącego czasu.

1. Celowość. Jeśli nie wiecie, co chcecie zrobić, na pewno tego nie zrobicie. Nie ma nic gorszego niż prokrastynowanie z powodu tak błahego jak: “nie wiem co powinienem robić”. Zawsze jak się orientuję, że tylko “udaję” faktyczne dążenie do celu – BO NIE USTALIŁEM CELU – to mam ochotę klasnąć się w czoło. Krzesłem.

Zawsze zaczynajcie planowanie “rzeczy do zrobienia danego dnia” od zastanowienia się, po co w ogóle je robicie i co ma z nich wypłynąć. Przydaje się ku temu analiza minionego okresu. Tutaj znajdziesz interesujące pytania. Ostrzegam, ich kaliber jest spory.

2. Priorytety. Pierwsze należy zaplanować rzeczy, które są WAŻNE i PILNE (niezależnie od tego, czy lubicie korzystać z matrycy Eisenhowera, czy nie). Dlatego zaczyna się od ogarnięcia pracy, studiów, szkoły, odebrania siostry od lekarza, zawiezienia dzieci na mecz, kupienia jedzenia, opłacenia rachunków.

Dopiero potem sięga się po resztę zobowiązań.

3. Skromność. Ja też lubię sobie wyobrażać, że jutro to już na pewno zrobię osiemset tysięcy rzeczy, każda będzie perfekcyjna, nic nie będzie wymagało poprawek, włosy mi urosną gęste i piękne a od amerykańskich ciasteczek na maśle orzechowym schudnę dziesięć kilo.

Załóżcie, że wszystko zabierze minimum 150% pierwotnie założonego czasu, a autobus się zepsuje. Będziecie potem mniej sfrustrowani. Coś o tym wiem ;)

4. Planowanie problemów. Od razu sobie załóżcie, że raz na 2-3 dni będziecie potrzebować przynajmniej dwóch godzin na ogarnianie bieżących problemów. Jakieś są zawsze. A nawet jak ich nie ma, to za 2-3 dni będą na pewno.

5. Zaufanie. Jeśli wiecie, że umiecie coś zrobić w godzinę, to dajcie sobie godzinę. Zgodnie z poradą trzecią i czwartą, szykujcie się na problemy, ale raczej na takie płynące z zewnątrz. Wewnętrznie powinniście z grubsza wiedzieć, jak wygląda Wasza skuteczność i jakie macie umiejętności. I skoro je macie, to zakładajcie, że je macie.

To być może dziwna porada, ale bardzo często spotykam się ze sztucznie nadmuchanymi kalendarzami różnych ludzi, bo “na pewno tym razem zajmie mi to przynajmniej pięć godzin”. Pytam się: a skąd te pięć godzin? Odpowiedź: a nie wiem.

No dobra, przechodzimy do meritum. Są dwie najważniejsze szkoły planowania dnia.

Być może uda Ci się dzięki nim znaleźć tę parę dodatkowych godzin potrzebnych na plażowanie :)

Strategia pierwsza – kalendarzowa

Popularniejsza ze strategii zakłada wpisywanie wszystkiego do kalendarza. Traktuje się wtedy każdą “rzecz do zrobienia” jako osobne wydarzenie, któremu próbuje się nadać konkretny dzień i godzinę wykonania.

Zadzwonić do operatora, 18:00. Zrobić ciasto, 18:15. Kino z przyjaciółmi, 19:00.

Plusy: wszystko ma się w jednym miejscu, od razu widać kiedy można coś przesunąć a kiedy nie, można pokazywać znajomym jak bardzo ma się zajęte życie

Minusy: pogmatwany widok obowiązków, ciężko się połapać, często ma się sztuczne poczucie “strasznego zapracowania” gdy tak naprawdę ma się do zrobienia same proste rzeczy, łatwo o pomyłki, łatwo wkrada się zmęczenie psychiczne

Kiedy warto tak robić: ja zawsze wskakuję w ten tryb gdy mam “urwanie chmury” i muszę natychmiast ogarnąć kilkanaście różnych projektów naraz. Staram się nie trwać w takim trybie dłużej niż dwa, trzy tygodnie

Jak wtedy wygląda kalendarz możecie zobaczyć poniżej. W moim przypadku sprawa wygląda trochę bardziej “szalenie” niż u normalnych ludzi, bo moich dni nie spina żaden etat ani jakiekolwiek inne czasowe zobowiązania. Można za to od razu zauważyć, kiedy planowane były “sesje pracy różnej” a kiedy sesje pracy faktycznej.

A, no i sami możecie się przekonać – to jest screen jakoś z grudnia, o ile dobrze pamiętam – jak wygląda absolutnie normalny i standardowy tydzień z życia twórcy treści, freelancera. Brak weekendów, dwunastogodzinne dni obowiązków (z przerwami lub dodatkami w postaci spotkań prywatnych), żadnej rutyny, o którą można “oprzeć” nawyki takie jak siłownia lub regularne jedzenie.

Bez ironii: jest ciężko. Ale i tak kocham ten styl! :)

Strategia druga – ryczałtowa

O wiele skuteczniejsza, ale też i wymagająca dodatkowego przygotowania strategia zakłada twardy podział obowiązków i traktowanie kalendarza zgodnie z jego pierwotną funkcją. Wydarzeniami, które mają przypisaną datę i godzinę są przede wszystkim spotkania i “sesje pracy”, tzn. takie jakby parasole, pod którymi ukrywają się inne rzeczy.

Porobić rzeczy z deadlinem do jutra, 16:00. Kino z przyjaciółmi, 19:00.

Plusy: bardzo wygodne, czytelne, proste i szybkie w obsłudze, nie męczy

Minusy: z daleka wygląda na kalendarz bardzo nudnego człowieka, wymaga sporo pracy na etapie przygotowań, trzeba korzystać z dodatkowych aplikacji lub kartek papieru

Kiedy warto tak robić: zawsze, gdy tylko można, z wyłączeniem ciężkich kryzysów

Jak wtedy wygląda kalendarz możecie zobaczyć poniżej.

Jak wygląda mój workflow?

W zewnętrznej aplikacji (Wunderlist albo Todoist – pełną listę apek, bez których nie wyobrażam sobie pracy, znajdziecie tutaj) prowadzę “projekty”, tzn. każdy aspekt mojego życia dostaje osobną listę. Mam listy takie jak: umawianie spotkań, blog, youtube, do zrobienia w tym tygodniu, do zrobienia w lutym. I jeszcze kilka innych. Każda pozycja z każdej listy ma swój twardy deadline. Z reguły ustawiam je na 2-3 dni przed faktycznymi deadlinami, żeby mieć luz. To taka moja wersja “przestawiania zegarka o pięć minut” :)

Na początku każdego miesiąca wpisuję wszystko co “pewne” w kalendarz. Są to: wyjazdy, spotkania, siłownie, “zaplanowane bloki czasu na niezapowiedziane problemy”. Koniecznie pamiętam o (przynajmniej szczątkowym) odpoczynku. Resztę “oblewam” sesjami pracy, na przemian twórczej i administracyjnej, tzn. związanej raczej z mailami, raportami i tak dalej.

Gdy danego dnia mam np. 3 godziny “pracy administracyjnej” to otwieram listy zawierające obowiązki administracyjne i robię wszystko to, co jest najbliżej deadline’u.

Tyle :)

Dodatkowe porady

Na sam koniec kilka prostych porad, które mogą Wam pomóc niezależnie od obranej strategii:

Do planowania dni warto zasiąść “z perspektywy ptaka”. Takiej, jak zrozumiany rok. Tutaj przygotowałem dla Was poradnik analizowania roku, a tutaj czeka poradnik długoterminowego planowania. Niech się Wam przydadzą.

Planując konkretne dni żonglujcie czynnościami tak, by było dla Was jak najlepiej. Ja na przykład lubię robić podobne do siebie rzeczy w długich sesjach. Ale są ludzie, którzy lubią “wymieniać” np. pracę w Excelu z pracą komunikacyjną. Zastanówcie się, jakie podejście jest dla Was właściwe i działajcie zgodnie z nim.

Uważajcie na pułapkę utopionych kosztów. Gdy coś Wam STRASZNIE BARDZO ŹLE NIE IDZIE to to zostawcie i róbcie coś z innego dnia, coś z późniejszej pory, coś-cokolwiek innego. Serio.

Przemyślcie zadbanie o stałe rutyny. Od siebie polecam 9 rzeczy, które warto zrobić rano i 7 rzeczy, które warto zrobić wieczorem.

Warto też przeczytać ten artykuł napisany przez Paula Grahama na temat różnic w pracy administracyjnej i pracy twórczej. Można dzięki niemu uniknąć wielu frustracji. To jeden z moich ulubionych tekstów w całym internecie.

Darmowy plakat do pobrania!

Przygotowałem dla Ciebie plakat z prostymi radami przydatnymi przy planowaniu dnia. Jest wygodnym i przydatnym odniesieniem przy codziennym ogarnianiu kalendarza. Możesz go zapisać na pulpicie, możesz też go wydrukować i przykleić do terrarium skrywającygo wyjątkowo leniwego, ale za to zaskakująco pięknego legwana.

Znajdziesz ten plik w Skarbcu.

Hasło do Skarbca posiadają wszyscy członkowie Tajemnej Listy, także Ci, którzy zapiszą się później. Należenie do mojego prywatnego newslettera jest bezpieczne (zero spamu, można wypisać się w sekundę) a przynosi sporo korzyści – ot, chociażby, dodatkowe prezenty przy większych artykułach. W Skarbcu znajdują się wszystkie materiały, które kiedykolwiek dla Was przygotowałem jako dodatki do premier na blogu. Regularnie dorzucam nowe.

Jeśli chcesz dołączyć do ponad dziesięciu tysięcy odbiorców mojego newslettera i natychmiast dostać klucz do Skarbca – możesz zrobić to w tej chwili, tutaj.

Mam nadzieję, że Wasze dni będą dobre :)

Ciao,