Ogromne, złożone, wielowarstwowe i skomplikowane problemy są trudne do ogarnięcia. Na szczęście można je – w ramach ćwiczenia – uprościć. Jak to zrobić, by było dobrze?
Prawidłowe upraszczanie rzeczy nie jest znowu takie łatwe. Jeśli się zrobi to zbyt szczegółowo i przesadzi z liczbą kategorii to tak naprawdę nic nie uprościliśmy. Możliwe wręcz, że będzie gorzej niż na początku – bo oprócz sporej liczby zadań do wykonania jeszcze zaczniemy się przejmować, czy na pewno dobrze panujemy nad ich optymalizacją ;)
A jeśli się zrobi zbyt szeroko… to już lepiej nic nie robić. Rozwiązaniem dla 20 – 50 czynności związanych z prawidłowym przygotowaniem projektu nie jest wpisanie sobie w kalendarz “zrobić projekt”.
Prawda, jak to zwykle bywa, leży pośrodku.
Moja ulubiona metoda to działanie kategoriami. Pokażę Ci ją na trzech przykładach.
Jak uprościłem wyjazdy?
Jak się okazuje, przygotowanie do większości wyjazdów sprowadza się do trzech kroków.
Najpierw dokonuję wyboru kilku scenariuszy – tzn. rozważam różne terminy, opcje noclegowe, transport i tak dalej. Z reguły powstaje wersja “studencka”, “normalna” oraz “GANGNAM STYLE”.
Potem dopasowuję do tych scenariuszy dwie zmienne, od których zależy każda wycieczka – tzn. pieniądze oraz czas. Mając bardzo dokładnie zdefiniowany problem (jadę na konferencję, chcę mieć hotel przy samym uniwersytecie oraz dwa dni dla siebie, by pozwiedzać miasto) szybko znajduję pasujące mi rozwiązania.
Potem patrzę w kalendarz, czy te dodatkowe dwa dni dla mnie to lepiej przed czy po konferencji – powiedzmy, że o wiele spokojniej wcisnę w plan czas już po wygłoszeniu prelekcji.
Gotowe.
Jeśli lubisz skuteczne strategie na życie, spróbuj mojego newslettera.
Jak uprościłem pisanie bloga?
Kiedyś rozpisałem sobie pisanie każdego artykułu na ogrom pojedynczych kroków, by na pewno o niczym nie zapomnieć. W efekcie szybko zacząłem się frustrować, bo to wcale nie jest tak, że każdy tekst za każdym razem powstaje tak samo. A co jeśli akurat najpierw porobię obrazki, a potem dopiero zacznę pisać słowa? A co jeśli opisuję jakiś film z YouTube?
Żeby to uprościć przygotowałem sobie cztery szerokie kategorie działań: Działania Długie, Pisanie, Redakcja, Postprodukcja. Działania Długie to moje strategie, dzięki którym wiem jaki tekst, na jaki temat i kiedy go napisać – wiem także po co go piszę i do kogo chcę z nim trafić.
Potem następuje “Pisanie” czyli właśnie samo “zrzucanie” z siebie myśli, robienie obrazków, wybieranie argumentów itp. Potem jest “Redakcja”, czyli poprawianie i przesuwanie wszystkiego tak długo, aż będzie fajnie.
Na końcu następuje “Postprodukcja”, czyli głównie premiera i działania informacyjne – wysłanie newslettera, fejs, i tak dalej.
Tak, każdy z tych kroków składa się z wielu mniejszych kroczków wewnętrznych, ale dzięki możliwości spojrzenia na temat w szerokich, prostych kategoriach jest mi bardzo łatwo zapanować nad procesem.
Jak uprościłem odpowiadanie na maile?
Dostaję codziennie bardzo dużo listów. Czasem tylko pięćdziesiąt, czasem trzy razy tyle. I mam tu już na myśli takie wiadomości, na które wypadałoby odpisać – pomijam reklamy, oferty i spam :)
Żeby sobie z tym poradzić założyłem kiedyś kilka skrzynek mailowych. Każda pełniła inną funkcję. Była taka do kontaktów prywatnych, blogowych, ofert, newsletterów, zakupów i tak dalej. Niestety, szybko zaczęły mi się plątać (sklep zaoferował mi newsletter i oferty zaczęły płynąć nie tam, gdzie chciałem lub ktoś biznesowy zaczął pisać na konto prywatne) i rozwiązanie, zamiast pomagać, przeszkadzało.
Rozwiązałem to zakładając jedną skrzynkę, główną. Wewnątrz niej mam naturalnie różne filtry, dzięki którym spokojnie panuję nad projektami i tematami. Ale klikanie filtrów lub kategorii to o wiele prostsza zabawa niż tysiąc skrzynek. Do mojego jedynego “inboxu” zaglądam kilka razy w ciągu dnia i stosuję zasadę, którą podzielił się ze mną kiedyś Hugh Howey.
Jeśli odpowiedź zajmie mi poniżej dwóch minut, odpowiadam. Jeśli dłużej – przesuwam mail do kolejki, którą zajmę się zbiorczo w wyznaczonym wcześniej czasie.
Jeśli interesujesz się skutecznością w pracy, spróbuj mojego newslettera.
Dlaczego warto upraszczać?
Mam dla Was prezent – narzędzie do pobrania
Słuchajcie, piszę ten artykuł dzięki marce T-Mobile. Angażują się mocno w projektowanie prostych i łatwych rozwiązań. Takich, dzięki którym nie trzeba poświęcać uwagi na te rzeczy, które spokojnie można rozwiązać raz a dobrze. Gdy zaczęliśmy rozmawiać o ewentualnym materiale dla Was to wszystko od razu “kliknęło”. Ja też się angażuje w identyczne tematy :)
Efektem działań T-Mobile jest ich nowa oferta na kartę. Tutaj możecie poznać jej detale. Pozwala ona na proste & łatwe ogarnięcie swojej komórki tak, że ma się czas i uwagę na inne rzeczy. Ale to wcale nie koniec atrakcji.
T-Mobile poprosiło mnie też o przygotowanie w prezencie dla moich Czytelników (Was!) narzędzia związanego z tematem upraszczania życia no i tak oto, moi drodzy, narodził się Upraszczacz. Upraszczacz to skoroszyt excelowy, który w praktyce rozpisuje metodę, którą na przykładach podałem powyżej.
W środku pliku czekają dwa arkusze. Jeden jest pusty i możecie go nakarmić swoimi sprawami. Drugi to przykładowe uzupełnienie. Wybrałem coś, co kiedyś srogo spędzało mi sen z powiek, a mianowicie spinanie wyjazdu ze znajomymi. Jak się okazuje, można to zrobić szybko :)
Upraszczacz – tak jak i inne dodatkowe materiały publikowane na blogu – czeka na Was w Skarbcu, czyli specjalnej składnicy wszystkiego, co można sobie za darmo i w dogodnej chwili pobrać na własność. Hasło do Skarbca dostają na powitanie wszyscy subskrybenci Tajemnej Listy (to newsletter) oraz bywalcy Sekretnej Kawiarni (to zamknięta grupa na fejsie).
Koniecznie dajcie znać, jaki problem uprościcie jako pierwszy :)
Ciao ,
