Jak używać kalendarza? Łączenie planów i notatek

 

Choć to wstydliwa kwestia, przez wiele lat nie miałem pojęcia jak dobrze używać kalendarza. Na przemian traktowałem tygodnie z głębokim minimalizmem w sercu (co w efekcie czyniło cały biznes zbędnym) lub, odwrotnie, zapychałem każdy wolny centymetr papieru gęstym pismem próbującym pomieścić wszystkie moje obowiązki naraz. 

Na szczęście człowiek ma to do siebie, że z czasem robi się w często powtarzanych czynnościach trochę lepszy. Dlatego dziś chcę się podzielić z Wami kilkoma prostymi radami dotyczącymi obsługi kalendarza – głównie na etapie podziału plany/notatki.

Omawiam tu wyłącznie podręczne kalendarze przenośne, “okładkowe”. Nie ścienne, nie biurkowe, nie wirtualne. Domyślnie też odnoszę się do kalendarza z tygodniowym rozkładem stron, ale skoro istnieją na świecie udomowione orły to “dniówki” pewnie też da radę oswoić :)

1. Podział na plany i “rzeczy do zrobienia”

Po pierwsze, nie warto wpisywać w część kalendarzową spraw, które nie mają twardej daty “zdatności do wykonania”. Innymi słowy: zapychanie swoich dni “rzeczami do zrobienia” powoduje poczucie ciągłego zabiegania i w efekcie łatwo się własnymi rękoma wepchnąć w zmęczenie lub, w skrajnych przypadkach, wypalenie.

Obowiązki, umówione spotkania, terminy i tak dalej oczywiście warto wpisywać tak, jak tylko się sobie uwidzi, że będzie praktyczne. Ale tych drugich nie warto. Aby nie było problemu z rozróżnieniem, oto kilka przykładowych punktów:

[vc_row][vc_column width=”1/2″][vc_column_text]Plany:[/vc_column_text][fancy-ul icon_type=”font_icon” icon=”icon-time” color=”Extra-Color-1″ enable_animation=”true”]

  • Dentysta o 17:00, poniedziałek
  • Metodologia w sali S307 o 15:20, wtorek
  • Ostatni dzień, aby zdać raport – do 20:30, piątek
  • DZIEŃ BABCI – TELEFON! najlepiej koło 8:00, sobota

[/fancy-ul][/vc_column][vc_column width=”1/2″][vc_column_text]Rzeczy do zrobienia:[/vc_column_text][fancy-ul icon_type=”font_icon” icon=”icon-ok” color=”Extra-Color-1″ enable_animation=”true”]

  • Wynieść śmieci
  • Kupić odkamieniacz do ekspresu
  • Napisać notkę na jestKulturę
  • Pouczyć się wstępnie do egzaminu z Metodologii

[/fancy-ul][/vc_column][/vc_row]

2. “Bloki” pracy

Najważniejsze (lub najbardziej palące) spośród nie-terminowych “rzeczy do zrobienia” warto również przepisać do części kalendarzowej (tak jak ja zrobiłem w zdjęciu w nagłówku z nową notką na bloga!), ale co do zasady staram się do takich kwestii stosować metodę “bloków pracy”.

Przykładowo: jeśli w środę mam zajęcia dopiero na 13:15 to rano spróbuję skreślić z takiej tygodniowej listy przynajmniej parę punktów. Zadzwonię do jednej firmy, zrobię wstępny rys nauki do egzaminu i podskoczę do sklepu po odkamieniacz do ekspresu. Nie są to pilne rzeczy, które *muszę* zrobić w daną środę, ale pozbywam się ich z ogólnego widoku tygodnia, bo i tak musiałbym kiedyś się nimi zająć.

Po generalny podział na ważne / pilne zapraszam do tego wpisu – czeka fajna matryca :)

3. A co z notatkami?

Jeśli udaje Wam się wygodnie łączyć notowanie z używaniem kalendarza jako planera – podziwiam, zazdroszczę i róbcir tak dalej :) Ja niestety nie umiem, moje środowisko pracy musi być porządne i jakakolwiek intruzja sprawia, że od razu mam ochotę przepisać całość (w lepszej, jeszcze bardziej uporządkowanej wersji) na nową stronę.

4. Plany stałe

Zawsze zaczynajcie planować nadchodzące tygodnie od wpisania rzeczy absolutnie-niezmiennie-stałych. Takich jak zajęcia na studiach, godziny pracy, najważniejsze spotkania, siłownia/bieganie/basen. Są one ekwiwalentem wrzucenia do naczynia dużych kamieni. Potem możecie sypiać “piasek” aż do zupełnego przepełnienia wazy.

Gdybyście próbowali zacząć od piasku to nic by nie wyszło – kamienie wylądowałyby na “ubitym” i nie potrafiły się ułożyć :)

5. Obowiązki “równoległe”

W przypadku posiadania takich obowiązków jak np. blogowanie czy prowadzenie kanału na YouTube warto jest sobie dołożyć do zwykłego podziału na plany/rzeczy do zrobienia/notatki jeszcze jeden mały system. Znaczki oznaczające terminy premier tekstów.

W moim Moleskine (możecie zobaczyć jego skład w poprzedniej części cyklu) zawsze rozpisuję na prawej stronie pomysły na teksty na dany tydzień, a na konkretnych dniach zaznaczam piorunkiem, że dobrze by było coś wrzucić :)

6. “Plany dalekie”

Żeby za dużo nie skreślać, prawie nigdy nie wpisuję w kalendarz wydarzeń dalszych niż 2-3 tygodnie od dzisiaj. Terminarz np. prelekcji na lato lub teoretycznych terminów zdania magisterki na wiosnę prowadzę gdzie indziej. Co niedzielę sięgam do tego drugiego spisu i na spokojnie uzupełniam kolejne 2-3 tygodnie o wszystkie zmiany lub poprawki.

Co to za “drugi spis”? Dowiecie się z trzeciego odcinka cyklu :)

Zapiszcie się do Tajemnej Listy, aby na pewno nie przegapić premiery!

7. Zakładanie poślizgów

Aha, no i najważniejsze. Jeśli masz w planach spotkanie od 12:00 do 14:00 to na pewno dorzuć bufor po pół godziny z obu stron. To oczywiste, że jak człowiek się zepnie, to jest w stanie jednego dnia bez żadnych problemów zrobić ekwiwalent trzech, czasem i czterech normalnych dni pracy. Ale to są wyjątkowe sytuacje. Na co dzień na pewno będą się Wam zdarzały obsuwy – a to trzeba poczekać na kuriera, a to tramwaj nie dojedzie, a to temat będzie trudniejszy i trzeba będzie chwilę zostać – i warto je “zaplanować” od samego początku.

W ten sposób człowiek mniej się frustruje :)

~ Kuloodporny Kalendarz ~

Ten wpis to drugi odcinek nowego cyklu, w którym będę wreszcie mógł dać upust mojemu totalnemu geekowaniu na punkcie skutecznej obsługi kalendarza :)) Będę wdzięczny za zadawanie mi pytań w komentarzach, bym wiedział jakie tematy poruszać w kolejnych epizodach. Na razie mam przewidziane cztery, ale nie będzie żadnego problemu z rozwinięciem tej serii do pięciu.

Jeśli totalnie Was nie interesują kalendarze – a taka opcja wydaje mi się całkiem interesująca – to po prostu bardzo Wam dziękuję, że dajecie mi się wyszaleć. Na dniach będzie oczywiście premiera “normalniejszego” wpisu :)

Ciao,

Andrzej Tucholski

CO TO ZA MIEJSCE?

Cześć! Nazywam się Andrzej Tucholski i jestem psychologiem biznesu oraz strategiem od skuteczności. Zajmuję się wysokosprawczością.

Znajdujesz się teraz na moim wielokrotnie nagradzanym blogu. Prowadzę go od 2009 roku. Oprócz setek artykułów znajdziesz tu linki do mojego kanału na YouTubie, podcastu, a także komiksu na instagramie.

Życzę Ci dużo dobrego!

INFORMACJA

Żadnej publikowanej przeze mnie treści (blog, youtube, podcast, instagram, newsletter) nie można traktować jako profesjonalnej porady psychologicznej. Nie udzielam ich też przez mail.

W przypadku naglących problemów gorąco zachęcam do kontaktu z fachowcem – terapeutą lub psychiatrą. To profesjonaliści, którzy pół życia szykowali się właśnie po to, by dobrze pomóc potrzebującym. Warto skorzystać z ich usług!

© Andrzej Tucholski 2009-2022 Wszelkie prawa zastrzeżone | Projekt strony & wykonanie: Designum.pl | Polityka prywatności i cookies