Jak NIE planować dnia – pięć najczęstszych błędów

Perfekcyjne planowanie dni to spektakularna, choć bardzo cicha wypadkowa nauki i sztuki. Z jednej strony mamy lata badań zawodowców zajmujących się ergonomią pracy, zarządzaniem, ekonomią i psychologią. Z drugiej zaś – obfitującą w wydarzenia losowe naturę życia i własne preferencje.

Ten, kto nauczy się balansować obie te światy zaiste posiądzie tytuł avatara naszych czasów :)

Mi jest jeszcze daleko, choć czytam, pytam i przeprowadzam własne eksperymenty w tej dziedzinie od ponad sześciu lat. Fascynuje mnie zwiększanie skuteczności w codziennym, zwykłym życiu. Wierzę, że najciekawsze chwile i największe sukcesy płyną z wielu lat dobrej pracy, nie zaś z pojedynczych, szczęśliwych strzałów.

Jak głosi popularne, angielskie powiedzonko najczęściej przypisywane osobie Andrew Dumont:

“Overnight success comes after years of hard, sustainable work.”

Dlatego chcę się dziś z Wami podzielić pięcioma najczęstszymi błędami popełnianymi przy planowaniu swoich dni. Jeśli interesujecie się takimi tematami, gorąco zapraszam do zapisania się na mój newsletter – Tajemną Listę. Dogadamy się i być może uda mi się dowieźć Ci trochę wartościowej wiedzy :)

A więc:

1. Nieznanie własnego tempa pracy

Wydaje mi się, że to najczęstszy błąd ludzi, którzy dopiero zaczynają zabawę z porządnym ogrywaniem kalendarza. Niektóre z pozostałych przypadłości miewają dwie, przeciwne sobie wersje. Ta istnieje głównie w jednej – przeceniamy swoje możliwości. Sądzimy, że zaplanowane na godzinę spotkanie naprawdę potrwa godzinę, a pracę, którą musimy skończyć do osiemnastej, na pewno wystarczy zacząć o piątej trzydzieści.

Jak wyglądają objawy problemu: regularne “przesuwanie” mniej pilnych obowiązków na kolejne dni; ciągłe niedopełnianie własnych obietnic; frustracja wynikła z nieskutecznego operowania czasem

Jak się go pozbyć: na początku należy zakładać, że wszystko potrwa przynajmniej dwa razy tyle, ile początkowo planujemy. Potem można to zbić do półtora raza.

Dodatkowe ułatwienia: prywatnie lubię zostawiać po 30 minut wolnego pomiędzy wszystkimi zaplanowanymi obowiązkami. W ten sposób nigdy nie mam poczucia zupełnego przytłoczenia pracą a np. spóźniony autobus nie sprawia żadnego kłopotu.

2. Niedopasowanie zróżnicowania obowiązków do preferencji

Jedni ludzie wolą danego dnia robić tylko jeden typ pracy, inni świetnie czują się dopiero wtedy, gdy co godzinę na tapecie jest coś zupełnie nowego. Warto w miarę wcześnie wybadać, do którego grona się należy i planować wszystko zgodnie z tą wiedzą. Grupa pierwsza ma przewagę nad drugą bo praktycznie każde badanie z dziedziny ergonomii dowodzi, że specjalizacja przyspiesza proces niemożebnie, ale praca nad sobą nie powinna przeszkadzać w skutecznym życiu codziennym.

Jak wyglądają objawy problemu: chroniczne “wypadanie ze skupienia” w ciągu pracy

Jak się go pozbyć: zrozumieć własne preferencje i działać zgodnie z nimi

Dodatkowe ułatwienia: mimo wszystko – w trochę dłuższej skali – warto spróbować przestawić się na tryb “bloków” pracy, pozwalają na dużo większą skuteczność wyjściową

3. Zła hierarchia obowiązków

Czytanie biografii różnego sortu Wielkich Ludzi – przemysłowców, artystów, polityków – szybko prowadzi do wniosku, że zaczynanie dnia od najważniejszych wyzwań ma duuuużo wspólnego z późniejszym sukcesem. Tutaj jednak też działa logika poprzedniego punktu – praca nad sobą nie powinna kolidować z codziennymi obowiązkami. Świetnie się sprawuje jako głęboki szkielet podejmowanych decyzji i dodatkowe aktywności “urozmaicające” życie, ale regularny, środkowy “trzon” życia nie powinien przez nią kuleć.

Tak więc: jeśli lepiej się czujesz zaczynając od Dużych Spraw, rób tak. Jeśli jednak wygodniej Ci się “rozpędza” na porcji kilku mniejszych kwestii (ja tak mam) to po prostu raz na jakiś czas popracuj, czy może jednak nie lepiej podpatrzeć największych tego świata :)

Jak wyglądają objawy problemu: szybkie zmęczenie i poczucia znużenia wykonywaną pracą

Jak się go pozbyć: zrozumieć własne preferencje i działać zgodnie z nimi

Dodatkowe ułatwienia: jeśli się traktuje “odpisanie na maile” nie jako zbiór małych obowiązków, ale jako jeden duży, wtedy wygodniej się go wpisuje w kalendarz.

4. Brak wyczucia kiedy być elastycznym

Powtarzając za Woodym Allenem – chcesz rozśmieszyć Pana Boga? To coś sobie zaplanuj :)

Nie da się w życiu zaplanować wszystkiego.

Czasem znienacka właściciel mieszkania wymówi umowę najmu. Czasem ktoś bliski zachoruje. Czasem dostanie się ofertę ekstra płatnej pracy w innym kraju. Wtedy po prostu bierze się taką kwestię na klatę, elastycznie rozwija dotychczasowy plan nadchodzących dni i stara się to jakoś ogarnąć.

Czasem po prostu nie widziany od pięciu lat znajomy znienacka pojawi się w mieście i zarzuci pomysł wspólnej kawy. Wtedy stara się zachować generalny kształt planu, ale dorzuca się taką fajną przyjemność pomiędzy dwie inne, przykładowo: wykonane szybciej lub rozdzielone na dodatkową porcję pracy później w nocy.

A czasem znienacka głowę opęta wizja wieczornego piwka nad Wisłą i olania pracy nad własnym projektem. Wtedy pyta się siebie w cichości serca, czy za dziesięć lat będzie się sobie dziękowało za to piwko, czy za tę noc pracy. I idzie się pracować :)

Jak wyglądają objawy problemu: frustracja wynikła z podejmowania złych decyzji

Jak się go pozbyć: nie kokietować i nie oszukiwać się. Sumienie jest nieomylne i z reguły dobrze się wie, czy daną rzeczy powinniśmy przerzucić na inny dzień, czy nie.

Dodatkowe ułatwienia: jak się wpisze odpowiednio dużo przerw w oryginalny plan to potem nie ma się ochoty na więcej :)

5. Silenie się na wielozadaniowość

Uch. Chyba najgorsza zmora dekady 2000-2010. Z jakiegoś powodu sporo ludzi zajmujących się zarządzaniem doszło wtedy do wniosku, że zmuszanie ludzi do jednoczesnego odpisywania na maile, spisywania kosztorysów i dzwonienia do klientów to świetny pomysł. No, jakby tu tego…

Nie.

Jasne, umiejętność żonglowania kilkoma projektami i ogólne rozeznanie w wielowarstwowej pracy jest kluczowe, by przeżyć na dzisiejszym rynku pracy. Ale już w praktyce, w takim codziennym zajmowaniu się obowiązkami, o wiele lepiej wychodzi skupianie się na jednej czynności naraz. Wtedy nie popełnia się błędów, jest się szybkim i dokładnym. Ważna jest hierarchia (punkt 3) i praca nad odpowiednimi nawykami (punkt 2).

Jak wyglądają objawy problemu: zły humor i poczucie, że robota przytłacza

Jak się go pozbyć: zamiast “chmury” obowiązków rozpisać je w postaci logicznej, prostej ścieżki

Dodatkowe ułatwienia: bardzo, bardzo wielu ludzi, którzy odnieśli sukces zgadza się, że świetną praktyką skupionego, spokojnego podejścia do życia jest medytacja. Mam z nią małe problemy, ale jestem dobrej myśli :)

***

Mam nadzieję, że ten tekst choć trochę Wam pomógł. Jeśli tak jest – podrzućcie go znajomemu, u którego też mógłby się do czegoś pozytywnego przyczynić. Ten blog rozwija się tylko dzięki wsparciu Czytelników. Każdy głos i polecenie są dla mnie fundamentem przyszłego rozwoju :) Dziękuję!

Jeśli interesujesz się psychologią pozytywną, ergonomią, spełnianiem odważnych marzeń i dążeniem ku czemuś większemu w życiu to rozważ też dopisanie się do mojej Tajemnej Listy. To taki newsletter-nie newsletter, na którym pozwalam sobie na większą otwartość niż gdziekolwiek indziej w necie :)

Udanego planowania tygodnia!

Ciao,